Persondatapolitik - medarbejder

Gennem dit ansættelsesforhold på IBC indsamles der personoplysninger om dig. Nedenfor kan du læse hvorfor, og hvordan IBC bruger persondata.

IBC indsamler og behandler følgende personoplysninger om dig, når du ansættes hos os:

Navn, adresse, CPR. nr. og skattekort
Ansættelsesoplysninger: Stilling, tjenestested, beskæftigelsesgrad, jubilæumsanciennitet, pension, lønforhold og dokumentation herfor
Afregning for kantineordning og diverse foreninger
Tidsregistrering eller aktivitetsplaner
Ferie og fravær
Uddannelse, kurser og kvalifikationer
Tjenestebedømmelser og medarbejderudviklingssamtaler
Lån af pc, mobiltelefon, tablet mv.
Identifikationsoplysninger på nærmeste pårørende
Notater fra advarsler, sygesamtaler og lignende

For medarbejdere i henhold til socialkapital:

Endvidere helbredsmæssige forhold og væsentlige sociale problemer samt bevillig af løntilskud

Indsamling og behandling af personoplysninger er nødvendige, for at du kan være ansat på IBC, og at relevant lovgivning overholdes.

Formålet med indsamling af personoplysninger er sagsbehandling i forbindelse med dit ansættelsesforhold. Sagsbehandlingen sker på grundlag af gældende lovgivning og andre fastsatte regler samt aftaler og overenskomster, der er indgået mellem arbejdsmarkedets parter.

3.1. Til sagsbehandling hører følgende delopgaver.

Rekruttering, ansættelse og ansættelsesophør
Beregning, udbetaling, afregning og postering af løn og andre ydelser
Beregning, udbetaling af fradrag fx skat, pensionsbidrag og feriepenge
Lønbudgetter, estimater og opfølgning heraf
Administration af arbejdstidsregler, herunder tidsregistrering og div. opgørelser
Ferie og fraværsadministration
Styring og ledelsesinformation
Statistik både til både internt brug og til brug for indberetninger til andre eksterne myndigheder
Administration af personaleordninger for ansatte (telefon, lokale foreninger mv.)
Administration af tilskud i forbindelse med efteruddannelse, sygdom/barsel, elever og ansættelser i forhold til socialt kapital
Arkivering af notater fra henholdsvis sygesamtaler og tjenestelige samtaler

3.2 Videregivelse af personoplysninger til tredje part

Medarbejdernes personoplysninger kan blive videregivet til fx pensionsselskab, forsikringsselskab, rejseselskaber, hoteller, udlejningsfirmaer, samt til offentlige myndigheder og politi, hvis videregivelsen i øvrigt er påkrævet i henhold til relevant lovgivning. Derudover kan personoplysninger (lønsedler) videregives til projektansvarlig skole, hvis en medarbejder deltager i et EU-projekt.

Herudover kan vi bruge personoplysninger i nedenstående sammenhænge. Vi kan også behandle personoplysninger til andre formål, hvis vi er berettigede eller forpligtede hertil efter lovgivningen, herunder skattelovgivningen, bogføringsloven, mv.

3.3. Billeder

Som ansat på IBC skal du tage et billede af din selv, billedet indlæses i it-systemet på IBC og anvendes generelt som identifikation overfor såvel interne som eksterne interessenter, herunder bl.a. på dit personlige medarbejderID kort og i IBCs interne kommunikationskanaler – mail og telefonsystem. Du skal bruge IBCs apps til at uplaode billedet it IBCs systemer eller du kan låne en ipad i receptionen/på studiekontoret.

Herudover vil vi gerne tage fotos til brug i vores markedsføring af IBC på IBCs hjemmesider, Facebook-profil, Instagram og LinkedIn. Billederne kan også blive brugt til trykte medier, fx flyers og brochurer, som selvfølgelig omhandler IBC.

Offentliggørelse af portrætbilleder, blandt andet i markedsføringsmateriale, sker kun, hvis du har givet samtykke til det.

Situationsbilleder offentliggøres uden samtykke, og defineres som billeder, hvor en aktivitet eller en situation er det egentlige motiv i billedet. Det kan fx være billeder fra overdragelse af eksamensbeviser, et oversigtsbillede fra en kantine eller billeder fra et foredrag i et auditorium. Hvis du ser dig selv på enten et portrætbillede eller situationsbillede, som du ikke ønsker IBC benytter, så sletter vi billedet på hjemmesider og sociale medier, samtidig med vi ikke trykker flere oplag af evt. brochure.

3.4. Videoovervågning

Fællesarealer og alle indgange til IBCs bygninger er videoovervåget af kriminalitets-forebyggende og sikkerhedsmæssige årsager. Formålet med videoovervågningen er ikke identifikation på individniveau. Optagelserne gemmes i op til 30 dage. Hvis der sker politi- eller kriminalitetsmæssig efterforskning, vil materiale blive udleveret til politiet som bevismateriale. Det er kun enkelte medarbejdere, som er udpeget af IBCs ledelse, der kan se optagelserne. Vi udleverer optagelser til politiet, hvis vi har en mistanke om, at der er begået strafbare forhold på IBCs område, eller hvis politiet beder om en optagelse fra et bestemt tidspunkt. I andre tilfælde vil vi kun udlevere optagelserne, hvis der er lovmæssige eller andre juridiske krav til at vi skal udlevere dem.

Der henvises i øvrigt til de retningslinjer der fremgår på ibco365.sharepoint.com omkring videoovervågning.

3.5. Logning af internetbrug

Alt netværkstrafik fra enheder, som er logget på IBCs netværk, bliver logget. Ligeledes bliver alle hændelser og anvendelse af interne systemer logget jf. systeminstruksen, som er under løbende revision af vores eksterne revisor. IBC opbevarer log fra enkeltsystemer i op til 5 år. Loggen anvendes til dagligt i fejlsøgningsøjemed på it-systemerne. Hvis der er mistanke om misbrug, overtrædelse af ordensreglerne eller af gældende lovgivning eller andre forhold, der er i strid med IBCs retningslinjer for brug af internettet, anvendes log til efterforskning og dokumentation af de faktiske og konkrete forhold.

3.6. Persondata til interne/eksterne systemer

IBC opretter dig som bruger med de nødvendige personoplysninger i de systemer, der er nødvendig for din ansættelse. IBC har flere systemer, som medvirker til, at du som medarbejder kan gennemføre din undervisning eller dit administrative arbejde. Der er forskel på, hvor mange personoplysninger de enkelte systemer efterspørger, men IBC har behov for at oprette dig med dine personoplysninger i de IT-systemer, som vi bruger.

Det er fx:

Lectio – administrativt system
EASY-A – administrativt system
SLS – Statens lønsystem
Windows Active Directory – Alle Windows systemer lokalt på IBC, herunder også Office365, Windows Azure (Outlook, Skype, WAYF.DK via ADFS)
UMS – brugeroprettelsessystem
Buanco – kantine og adgangssystem
AEOS – adgangskontrolsystem
IMS – personalemappe
STIL services – EMU.DK og STIL.DK herunder alle services til UNI-Login
BOSSinfo – Bibliotekssystem
ReIndex – Bibliotekssystem
SYSTime
SDBF
Navision

Vi sletter dine personoplysninger, når vi ikke længere skal bruge dem til de formål, som er beskrevet ovenfor. Oplysninger, som kan henføres til en person, slettes 5 år efter udbetalingen af løn eller en anden aktivitet på, at sagen er ophørt. Dog kan der yderligere opbevares oplysninger efter følgende retningslinjer:

Sletning i forbindelse dødsfald kan afvente, at Skiftretten har afsluttet sagsbehandlingen.
I forbindelse med projekter, bevilliget af EU, kan der være særlige opbevaringskrav, der nødvendiggør, at lønspecifikationer skal opbevares i længere tid – helt op til 20 år

Alle ansatte født den 1. i en måned gemmer vi også i henhold til arkivloven.

Samtlige ansøgninger, som IBC modtager skal behandles via IBCs rekrutteringssystem – Emply. Rekrutteringssystemet sikrer, at personoplysninger på ansøgere slettes senest 6 måneder efter, de er modtaget, og sikrer samtidigt, at de persondata, der indsamles i forbindelse med rekrutteringen, behandles korrekt.

Der er indført passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at sikre et tilstrækkeligt sikkerhedsniveau for behandling af personoplysninger hos IBC. Foranstaltningerne, som er beskrevet i både IT-anvendelses og sikkerhedspolitikken samt institutionsinstruksen, er under løbende revision af IBCs eksterne revisor. Dermed gør vi vores bedste for at sikre personoplysningernes kvalitet og integritet.

Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig, dog med visse undtagelser, der er fastsat i lovgivningen. Derudover kan du gøre indsigelse mod indsamling og videre behandling af dine personoplysninger.

Du har også ret til at rette i dine personoplysninger, hvis de er forkerte, eller bede os om at begrænse behandlingen af dine personoplysninger. Vi vil slette eller rette forkerte personoplysninger eller personoplysninger, der blevet forældede siden indsamlingen.

Hvis du beder om det, vil vi slette de personoplysninger, som vi har registreret om dig, medmindre vi kan fortsætte behandlingen på et andet grundlag, fx hvis behandlingen er nødvendig for fortsat at kunne administrere din ansættelse hos IBC.

Hvis du ønsker at bruge dine rettigheder, skal du gå ind i SDBF og udfylde persondata-formularen, hvorefter vi håndterer din anmodning. Har du spørgsmål til dette, kan du kontakte din nærmeste leder.

Ønsker du at klage over IBCs behandling af dine personoplysninger, kan dette ske til Datatilsynet:

Datatilsynet
Borgergade 28, 5
1300 København K

Telefon: 33 19 32 00
E-mail: dt@datatilsynet.dk

Vi forbeholder os ret til at ændre denne persondatapolitik.

Seneste version er opdateret den 24. juni 2019.