Adm. 3 – Projektadministration

Adm. 3 – Projektadministration

På det sidste skoleophold skal eleven kunne understøtte koordination af projekter – i ordets bredeste betydning (ikke kun formelle projekter).

Med koordination tænkes netop på koordinationsrollen og ikke på projektledelse, dvs. at det er den administrative medarbejders opgaver, der skal være i fokus, og som eleven arbejder med i undervisningen.

Vi øver metoder om projektkoordination, som ikke kan læres uden kendskab til de øvrige projektdeltageres typiske roller og funktioner. Vores fokus er at give eleven metoder til at bidrage/kvalitetssikre/optimere sin rolle. Kompetencen trænes ikke blot i kraft af gruppearbejde, for projektkoordination er ikke projekt som studieform, hvor man fordeler opgaver blandt projektdeltagere med samme kompetencer, men et projekt som en arbejdsform på en arbejdsplads med forskellige medarbejdergrupper, ledelsesstruktur, eksterne/interne deltagere, forskellige formelle kompetencer m.v.

Metoder til at løse opgaver

Metoder/værktøjer til optimering og lean, som spillede en stor rolle på sidste skoleophold, bruges med udgangspunkt i cases/opgaver, der vedrører elevens daglige arbejdsopgaver og med fokus på, hvad der konkret kommer ud af metoden, dvs. det praksisnære er i fokus.

Planlægning af andres opgaver

Koordination/projektkoordination vil også handle om planlægning af egne arbejdsopgaver. Kompetencen handler særligt om den administrative medarbejders arbejdsplanlægning, som er tæt forbundet med andres arbejdsplanlægning, dvs. de særlige koordinationsopgaver det giver.

Tids-, aftale- og dokumentstyring

Den administrative medarbejders projektkoordination skal nedbrydes i de processer, hvor den administrative del kan bidrage til f.eks. en effektiv tids-, aftale- og dokumentstyring. Det handler også om metoder, som understøttes af avancerede it-funktioner til effektiv mødekoordination, dokumentstyring m.v. En række elever vil være ansat i virksomheder, som har særlige værktøjer hertil, men det er stadig relevant, at alle elever får indsigt i, hvordan og hvorfor it kan understøtte og kvalitetssikre arbejdsopgaverne.

Kvalitetssikring

Koordination er en administrativ kernekompetence, der er usynlig i dagligdagen, men bliver katastrofal synlig, når det går galt. Eleverne lærer derfor at kvalitetssikre deres opgaver, så der ikke opstår fejl, men samtidig lærer de også metoder til at håndtere, når der opstår fejl, da opgaverne netop tit er tæt forbundet med andres arbejdsopgaver.

På det obligatoriske specialefag Projektadministration får eleven indblik i:

  • Målbegreber og målsætning
  • Projektorganisation
  • Projekttrekanten
  • Interessentanalyse
  • Risikoanalyse
  • Kommunikationsplan
  • Ressoursestyring

Indhold

  • Dybdegående arbejde med teori
  • Case på tværs i klassen
  • Arbejde med elementer fra egen virksomhed, som bliver kigget efter i sømmene. Der bliver kigget på optimeringsmuligheder for den enkeltes case
  • It-redskaber, der kan hjælpe i en koordineringsproces
  • Sammenkobling fra de to forrige skoleophold - sløjfen bliver bundet

Når det tredje obligatoriske skoleophold er gennemført, vil eleven stå med en helhedfølelse af, hvor vigtig en rolle kommunikation spiller i den professionelle hverdag både internt og eksternt. Optimering af arbejdsopgaver er noget, mange konstant arbejder med for at blive bedre, øge kvaliteten, for at gøre slutproduktet billigere eller andet. Men hvordan koordiner vi så den proces, der skal køres, for at vi kan lave denne forandring, og hvordan sikrer vi, at formidlingen af denne proces bliver optimal for alle parter – dette er formålet med de tre obligatoriske skoleophold, og det skal eleven mestre efter dette sidste skoleophold.

- et bedre sted at lære

IBC Aabenraa

Dr. Margrethes Vej 6-126200 Aabenraa+45 7224 1600

IBC Fredericia Middelfart

Mosegårdsvej 17000 Fredericia+45 7224 1600

IBC Kolding

Tvedvej 76000 Kolding+45 7224 1600

HF og VUC Fredericia

Mosegårdsvej 17000 Fredericia+45 7224 2092

IBC Innovationsfabrikken

Birkemosevej 16000 Kolding+45 7224 1600

IBC International Business College

CVR-nummer: 19954617EAN-nummer: 5798000553965email: ibc@ibc.dk